Es la situación más común, y la que peor consejo suele recibir. La empresa tiene un sistema que funciona a medias: hace bien tres cosas, mal dos, y hay cuatro que se resuelven en hojas de cálculo. Y aparece alguien recomendando tirarlo todo y empezar de nuevo.
Casi nunca es la respuesta correcta. Hay tres caminos, y elegir bien entre ellos vale más que cualquier tecnología.
1. Integrar
El sistema actual se queda y se le conecta lo que falta. Sirve cuando lo que tiene hace bien su trabajo pero no habla con nada: el inventario por un lado, las ventas por otro, y alguien copiando entre los dos.
Es el camino más rápido y el más barato. La pregunta que decide es si el sistema actual deja conectarse: si tiene forma de entrar y salir de él, o si es una caja cerrada.
2. Extender
Se construye lo que falta como una pieza nueva al lado, que usa los mismos datos. Sirve cuando el sistema hace bien lo básico y lo que falta es lo particular de su negocio, que ningún programa de catálogo va a traer.
El riesgo aquí es acabar con dos sistemas que se pisan. Se evita definiendo desde el principio cuál manda sobre cada dato: si el cliente se crea en uno, no se crea en el otro.
3. Reemplazar por partes
Se sustituye el sistema viejo módulo por módulo, no de un golpe. Sirve cuando lo que tiene ya no se sostiene, pero apagarlo un lunes por la mañana es impensable.
Es más lento y más caro que un reemplazo total, y aun así casi siempre es la mejor decisión: un cambio de golpe pone toda la operación a jugarse en un solo día.
Y si no sabemos explicar lo que necesitamos
No hace falta. Esa es nuestra parte del trabajo, y la primera fase existe para eso: usted describe el problema, no la solución. Con eso basta.
De hecho, cuando un cliente llega con la solución ya decidida («necesito un CRM con estos módulos»), lo primero que hacemos es volver una casilla atrás y preguntar qué se quiere lograr. A veces la respuesta es la misma, y a veces resulta que el problema era otro y se resuelve con la mitad del presupuesto.
Cómo empezar
Con un diagnóstico de una hora, sin costo. Se mira lo que hay, se escucha lo que duele y se dice con claridad cuál de los tres caminos conviene, incluso si la respuesta es que no hace falta contratar nada.
Escríbanos a info@almendro.cr o por WhatsApp al 8862-0662. Contesta quien hace el trabajo, de lunes a viernes, de 8am a 5pm.
