La forma más cara de hacer software es tomar el proceso que la empresa ya tiene, con sus vueltas y sus parches, y programarlo tal cual. Queda un sistema que hace lo mismo de siempre, más rápido y más difícil de cambiar. Automatizar un proceso malo da un proceso malo automatizado.
Por eso el trabajo se divide en seis fases, y las dos primeras no producen ni una línea de código.
1. Estudiar
Levantamiento de lo que se hace hoy, con quién lo hace y cuánto cuesta. No en abstracto: horas de personas, errores que hay que corregir, pedidos que se pierden. De ahí sale el cálculo de retorno, que es lo que dice si el proyecto vale la pena antes de gastar en él.
Es también la fase donde a veces la respuesta honesta es «esto no necesita software a la medida». Una herramienta estándar que cubre el caso sin torcer el proceso es la solución correcta y la más barata.
2. Optimizar
Rediseño de los flujos, ya sin la limitación de lo que el sistema viejo permitía. Aquí es donde se caen los pasos que existen porque alguien los pidió hace ocho años, las aprobaciones dobles y los datos que se copian de una hoja a otra.
Esta fase suele incomodar, porque obliga a mirar la operación de frente. También es la que más plata ahorra, y se nota antes de que exista el programa.
3. Documentar
Los procedimientos quedan escritos. No como trámite: es lo que evita que el conocimiento del negocio viva solo en la cabeza de dos personas. El día que una de ellas se va, la empresa no se queda sin saber cómo se hacen las cosas.
Y para el proyecto tiene otra utilidad: sobre un procedimiento escrito se puede discutir. Sobre una costumbre, no.
4. Desarrollar
Ahora sí, el código. Se trabaja por hitos con entregables concretos, y usted ve avances cada semana, no al final. Un proyecto que solo se enseña el último día es un proyecto que se descubre tarde: si algo se entendió mal, se entendió mal durante meses.
Cada hito se entrega, se revisa y se acepta antes de seguir con el siguiente. Lo que cambia el alcance se anota y se cotiza aparte, para que nadie encuentre sorpresas al final.
5. Implementar
Migración de los datos, capacitación de la gente y puesta en marcha. Es la fase que más se subestima: un sistema perfecto que nadie sabe usar no sirve de nada, y los datos viejos casi nunca están tan limpios como se creía.
6. Acompañar
Soporte después del lanzamiento y medición de los indicadores que se definieron en la primera fase. Es lo que cierra el círculo: se prometió un ahorro, se comprueba si ocurrió.
Cuánto toma
Depende de la complejidad, y esa es la respuesta honesta. Un módulo sencillo puede estar listo en cuatro a seis semanas; un sistema integral toma de tres a seis meses. Lo que no cambia es la forma de entregarlo: por partes, con avances visibles, para que se pueda ajustar el rumbo temprano.
Todo eso se sigue desde el portal: el cronograma, los documentos, lo entregado y lo que falta de su lado, que es la causa más común de que un proyecto se atrase.
